Mit Automation noch mehr aus SCHEMA ST4 herausholen

Contentmanagement-Systeme wie SCHEMA ST4 haben ein enormes Potenzial, Zeit- und Kostenaufwand in Technischen Redaktionen zu minimieren. Änderungen schnell umsetzen trotz vieler Produktvarianten, Übersetzungskosten auf das Nötigste zurückfahren, parallel viele Kanäle mit denselben Informationen bespielen – kein Problem mit einem solchen System.

Kein Wunder, dass immer mehr Unternehmen von der klassischen dateibasierten Datenhaltung umsteigen auf ein modernes Redaktionssystem. Und viele davon auf SCHEMA ST4. Mit diesen CMS-typischen Effizienzpotenzialen ist aber noch nicht das Ende der Fahnenstange erreicht. Wenn Sie in Ihrer Redaktion mit SCHEMA ST4 arbeiten, tut sich Ihnen mit den jüngsten Releases eine ganz neue Welt auf: die systematische Automation von Arbeitsprozessen und Systemschnittstellen.

Was bietet ST4 Ihnen im Bereich Automation? Darum geht es im heutigen Post.

Was ist an Automation möglich

Automation bedeutet im Zusammenhang mit SCHEMA ST4 das, was wir auch umgangssprachlich darunter verstehen: Etwas, das bisher in mühsamer Handarbeit erledigt werden musste, übernimmt jetzt die Software. In SCHEMA ST4 können Sie dabei auf drei Ebenen ansetzen:

Ebene Kleinarbeiten:
Mit den Automationsmodulen von ST4 lassen sich lange und komplexe Klickfolgen in einen einzigen Befehlsaufruf zusammenfassen. ST4 ist damit makrofähig und gibt Ihnen die Möglichkeit, mühsame Klickarbeit einzusparen.
Ebene Arbeitsprozesse:
Wenn Sie Ihre redaktionelle Arbeit über standardisierte Arbeitsprozesse organisieren, können Sie diese Prozesse in ST4 als Workflows hinterlegen. Damit ist sichergestellt, dass alles nach Vorgabe geschieht und nichts vergessen wird.
Ebene Systemintegration:
Über die neuen Automatisierungsmodule können Sie schließlich das Zusammenspiel von SCHEMA ST4 mit der umgebenden Systemwelt auf eine neue Ebene heben – zum Beispiel mit PIM, TMS und Shopsystem. Wo früher eine Integration nur manuell, sehr kostspielig oder technisch schlicht nicht möglich war, haben Sie jetzt konfigurierbare Standard-Features, die eine systematische Automation an den Eingangs- und Ausgangsschnittstellen von ST4 ermöglichen.

ST4-Automation ganz praktisch

Wie sieht das nun konkret in einer echten Technischen Redaktion aus? Dazu ein Beispiel aus einem der ST4-Projekte, die wir zurzeit betreuen.

Ein Kunde aus der Branche Hydraulik und Steuerungstechnik setzt seine Technische Redaktion mit SCHEMA ST4 komplett neu auf. Wie in vielen Unternehmen spielt das Thema Übersetzung eine zentrale Rolle. Über 20 Fremdsprachen sind für die Produktlinien keine Seltenheit. Die Automation mit SCHEMA ST4 greift auf allen drei Ebenen:

Ebene Kleinarbeit:
Die Klickwege durch die verschiedenen Fenster (Viewlets) in SCHEMA ST4, um eine Übersetzung mit den immer gleichen Systemeinstellungen zusammenzustellen, werden in Makros zusammengefasst. Das spart den Redakteur:innen täglich enorm viel Zeit.
Ebene Arbeitsprozesse:
Mittelfristig ist geplant, den gesamten Übersetzungsprozess durch einen fest implementierten Workflow zu organisieren. Beginnend mit der Qualitätsprüfung und der Freigabe der Quellsprache über die Auswahl der Zielsprachen, das Treffen der gewünschten Einstellungen bis hin zum Setzen übersetzungsspezifischer Metadaten: All das soll perspektivisch workflow-geführt passieren und so die Redakteur:innen entlasten. Und gleichzeitig die benötigte Daten- und Prozessqualität sicherstellen.
Ebene Systemintegration:
Vor Kurzem haben wir die COTI-Schnittstelle von ST4 eingerichtet, damit CMS und TMS nahtlos zusammenarbeiten können. Als Nächstes steht die Integration mit dem PIM an, von dem ST4 zum einen Daten empfängt (Produktdaten, die als Datenknoten in ST4 repräsentiert sind) und in das ST4 zum anderen Daten zurückspielt (z. B. freigegebene und fertig publizierte Anleitungen).

Das ist nur ein Beispiel, wie unsere Kunden von den Automatisierungsmöglichkeiten in SCHEMA ST4 profitieren. Wo wünschen Sie sich mehr Qualität, Effizienz und Entlastung? Wo sollte ST4 direkt in die Systemlandschaft Ihres Unternehmens integriert werden?

Noch mehr praktische Beispiele und viel Zeit für Fragen zum Thema bieten wir in unserem Webinar: